Before the account is created you need to accept two documents. Read them at your own pace – by ticking the boxes you accept them in full.
för tjänsten doCuro
Dessa allmänna villkor (”Villkoren”) gäller mellan doCuro Systems AB, org.nr 556289-1712 (”doCuro”), och den kund som använder doCuros molntjänst för dokumenthantering (”Kunden”). doCuro och Kunden benämns gemensamt ”Parterna”.
Tjänsten avser doCuros webbaserade plattform för dokumentarkiv, dokumentmallar, webbformulär, e-signering, textigenkänning (OCR) och tillhörande funktioner, i den omfattning som framgår av Avtalet.
Avtalet avser, i följande ordning vid motstridighet: (1) skriftlig beställning, orderbekräftelse eller kundavtal, (2) Personuppgiftsbiträdesavtalet (Bilaga 1), (3) dessa Villkor, (4) vid var tid gällande prislista.
Kunddata avser alla dokument, mallar, formulärsvar, metadata och andra uppgifter som Kunden eller Kundens användare laddar upp, skapar eller tar emot i Tjänsten. Användare avser fysisk person som Kunden gett åtkomst till Tjänsten. Extern mottagare avser person utanför Kundens organisation som via Tjänsten fyller i ett formulär eller signerar ett dokument på Kundens uppdrag.
Tjänsten tillhandahålls i två former:
Vissa funktioner är tillvalsmoduler som aktiveras av doCuro på Kundens begäran, till exempel integrationer (Microsoft Dynamics 365, SharePoint, API, SFTP) och AI-funktioner. doCuro får utveckla, ändra och ersätta funktioner i Tjänsten så länge Tjänstens huvudsakliga funktion bibehålls.
För den kostnadsfria nivån ingås Avtalet när Kunden vid registreringen bekräftar att Kunden läst och godkänner Villkoren och Personuppgiftsbiträdesavtalet. doCuro registrerar tidpunkt, version och IP-adress för godkännandet. För Enterprise ingås Avtalet genom undertecknad beställning eller kundavtal; skapandet av Kundens system i Tjänsten bekräftar Avtalet.
Den person som godkänner Villkoren för Kundens räkning intygar att personen är behörig att företräda Kunden. Tjänsten riktar sig till företag och organisationer, inte till konsumenter.
Den kostnadsfria nivån gäller tills vidare och kan sägas upp av endera Parten med en (1) månads uppsägningstid. doCuro får avsluta ett kostnadsfritt system som inte använts på tolv (12) månader efter meddelande till Kundens administratör 30 dagar i förväg.
Enterprise gäller den avtalstid som anges i beställningen, i annat fall tolv (12) månader från avtalsdagen. Avtalet förlängs därefter med tolv (12) månader i taget om det inte sägs upp skriftligen senast tre (3) månader före avtalstidens utgång. Förskottsbetalade avgifter återbetalas inte vid Kundens uppsägning.
Priser framgår av beställningen eller prislistan. Samtliga priser anges exklusive mervärdesskatt och andra skatter och avgifter. Fakturering sker i förskott per avtalad period om inte annat överenskommits. Betalning ska ske inom trettio (30) dagar från fakturadatum. Vid sen betalning utgår dröjsmålsränta enligt räntelagen (1975:635) samt lagstadgad påminnelseavgift och ersättning för inkassokostnader.
E-signeringar. Antalet e-signeringar som ingår framgår av beställningen. En (1) signering avser en (1) mottagare i ett (1) signeringsuppdrag. Signeringar utöver avtalat antal debiteras i efterskott enligt prislistan.
Prisjustering. doCuro får justera avtalade priser en gång per kalenderår, med verkan från den 1 januari, i enlighet med förändringen av SCB:s arbetskostnadsindex för tjänstemän (LCI tjm, SNI 2007 avdelning J), preliminärt index. Justeringen meddelas Kunden senast 30 dagar i förväg. doCuro får därutöver, med 30 dagars varsel, vidarefakturera dokumenterade prisökningar från tredjepartsleverantörer som Tjänsten är beroende av, till exempel leverantörer av e-legitimation, e-signering och molninfrastruktur.
Kunden ansvarar för:
Varje Användare ska ha ett eget personligt konto. Tjänsten stöder tvåfaktorsautentisering och Kundens administratör kan kräva den för samtliga Användare i Kundens system. Kunden ska utan dröjsmål meddela doCuro vid misstänkt obehörig åtkomst.
Kunddata tillhör Kunden. Kunden ger doCuro en icke-exklusiv rätt att behandla Kunddata i den utsträckning som krävs för att tillhandahålla, säkerställa och förbättra Tjänsten enligt Avtalet. doCuro får framställa och använda aggregerad och anonymiserad statistik som inte kan hänföras till Kunden eller enskild person.
När doCuro behandlar personuppgifter för Kundens räkning är Kunden personuppgiftsansvarig och doCuro personuppgiftsbiträde. Behandlingen regleras i Personuppgiftsbiträdesavtalet (Bilaga 1), som har företräde framför dessa Villkor i frågor om dataskydd. doCuros behandling av personuppgifter för egna ändamål, till exempel kunduppgifter och användarkonton, beskrivs i doCuros integritetspolicy.
doCuro eftersträvar att Tjänsten är tillgänglig dygnet runt men garanterar inte oavbruten tillgänglighet om inte en särskild servicenivåöverenskommelse (SLA) ingåtts. Planerat underhåll förläggs i möjligaste mån utanför kontorstid (vardagar 08–17) och meddelas i förväg när det förväntas påverka Tjänsten. Support lämnas via help@docuro.se och Tjänstens hjälpcenter under vardagar.
E-signering tillhandahålls genom doCuros underleverantör Verified Global AB. Kunden väljer identifieringsmetod per signeringsuppdrag (till exempel svenskt BankID, norskt BankID, Nets eID, SMS eller e-post). Signaturer med e-legitimation utgör avancerade elektroniska underskrifter enligt eIDAS-förordningen. Signerade dokument och tillhörande bevispaket, inklusive undertecknarens personnummer, framställs och lagras av Verified; doCuro lagrar signeringens status och ger Kunden åtkomst till det signerade dokumentet. Kunden ansvarar för att vald metod är lämplig för dokumentets rättsliga krav och för att mottagarnas kontaktuppgifter är korrekta.
Tjänsten innehåller valbara AI-funktioner: en assistent i mallredigeraren och en chattfunktion för arkiv. Funktionerna aktiveras per Kund respektive per arkiv och kan när som helst stängas av. Innehåll som skickas till AI-funktionerna behandlas av de underbiträden som anges i Personuppgiftsbiträdesavtalet; doCuro tillåter inte att Kunddata används för att träna leverantörernas modeller. AI-genererat innehåll kan innehålla fel och ska granskas av Kunden innan det används. Kunden avgör som personuppgiftsansvarig om AI-funktioner ska användas för arkiv som innehåller personuppgifter.
Tjänsten är beroende av tredjepartstjänster, bland annat molninfrastruktur, e-legitimation och e-signering. När Kunden ansluter egna tjänster (till exempel Microsoft 365, SharePoint, Dynamics 365, egna webhooks eller SFTP) sker överföringen på Kundens instruktion och enligt den tjänstens villkor. doCuro ansvarar inte för avbrott eller fel i tredjepartstjänster utöver att vidarebefordra den ersättning doCuro själv erhåller.
doCuro innehar samtliga rättigheter till Tjänsten, dess programvara, design, dokumentation och de mallar doCuro tillhandahåller. Kunden innehar rättigheterna till Kunddata, Kundens egna mallar och dokument som skapas ur dem. Kunden får inte kopiera, dekompilera eller på annat sätt försöka utvinna Tjänstens källkod. Förslag och synpunkter som Kunden lämnar på Tjänsten får doCuro använda fritt.
Vardera Parten ska hålla den andra Partens konfidentiella information hemlig och inte använda den för annat ändamål än att fullgöra Avtalet. Skyldigheten gäller inte information som är eller blir allmänt känd utan Partens brott mot Avtalet, som Parten redan förfogade över, som måste lämnas ut enligt lag, myndighetsbeslut eller domstolsbeslut, eller som lämnas till Partens rådgivare, revisorer eller underleverantörer som är bundna av motsvarande sekretess. Sekretessen gäller under avtalstiden och tre (3) år därefter; för företagshemligheter enligt lagen (2018:558) om företagshemligheter så länge informationen förblir hemlig.
doCuros sammanlagda ansvar under Avtalet är per kalenderår begränsat till ett belopp motsvarande de avgifter Kunden betalat för Tjänsten under de tolv (12) månader som föregick den händelse som grundar anspråket. doCuro ansvarar inte för indirekt skada eller följdskada, såsom utebliven vinst, produktionsbortfall, förlust av data som Kunden kunnat säkerställa genom export, eller anspråk från tredje man, om inte annat följer av tvingande lag.
Begränsningarna gäller inte vid uppsåt eller grov vårdslöshet, vid brott mot punkt 14 (Sekretess), eller för doCuros ansvar enligt Personuppgiftsbiträdesavtalet i den mån ansvaret följer av tvingande lag. Anspråk ska framställas skriftligen inom sex (6) månader från det att Kunden upptäckte eller borde ha upptäckt grunden för anspråket.
Kunden ska hålla doCuro skadeslöst från anspråk från tredje man som grundas på att Kunddata eller Kundens användning av Tjänsten strider mot lag, Avtalet eller tredje mans rätt.
Om en Part i väsentligt avseende bryter mot Avtalet får den andra Parten häva Avtalet, förutsatt att den felande Parten först skriftligen fått tillfälle att vidta rättelse och inte gjort det inom trettio (30) dagar. doCuro får stänga av Kundens åtkomst till Tjänsten med omedelbar verkan om Kundens användning utgör ett allvarligt säkerhetshot eller strider mot punkt 6, och häva Avtalet om rättelse inte sker.
Är en faktura obetald trettio (30) dagar efter förfallodagen får doCuro efter skriftlig påminnelse stänga av Tjänsten till dess betalning skett. Är fakturan obetald sextio (60) dagar efter förfallodagen får doCuro häva Avtalet. Under avstängning består Kundens betalningsskyldighet.
Under trettio (30) dagar efter att Avtalet upphört ger doCuro Kunden möjlighet att exportera Kunddata i strukturerat, allmänt använt och maskinläsbart format (dokument som filer samt metadata som kalkylblad). Kunddata raderas därefter senast sextio (60) dagar efter Avtalets upphörande i enlighet med Personuppgiftsbiträdesavtalet, oavsett om Kunden har exporterat Kunddata; säkerhetskopior roteras ut inom ytterligare nittio (90) dagar.
Kunden ansvarar själv för sina arkiveringsskyldigheter, till exempel bevarande av räkenskapsinformation enligt bokföringslagen (1999:1078), och ska exportera sådant material innan Avtalet upphör. Tjänsten utgör inte Kundens arkiv för sådana ändamål om det inte särskilt avtalats.
doCuro får ändra Villkoren. Ändringar meddelas Kundens administratör och i Tjänsten minst trettio (30) dagar innan de träder i kraft. Innebär ändringen en väsentlig försämring för Kunden får Kunden säga upp Avtalet till upphörande den dag ändringen träder i kraft. Ändringar som följer av lag eller myndighetsbeslut får träda i kraft omedelbart.
En Part är befriad från påföljd för underlåtenhet att fullgöra en förpliktelse om underlåtenheten beror på omständighet utanför Partens kontroll som Parten inte skäligen kunde förutse eller undvika, såsom avbrott hos leverantörer av molninfrastruktur, e-legitimation eller e-signering, omfattande it-angrepp, arbetskonflikt, myndighetsåtgärd, krig, pandemi eller naturkatastrof. Parten ska utan dröjsmål underrätta den andra Parten om hindret och när det upphör. Varar hindret längre än tre (3) månader får endera Parten säga upp Avtalet med omedelbar verkan.
Kunden får inte överlåta Avtalet utan doCuros skriftliga medgivande. doCuro får överlåta Avtalet till bolag inom samma koncern eller till den som förvärvar Tjänsten, förutsatt att förvärvaren övertar doCuros skyldigheter enligt Avtalet.
Meddelanden enligt Avtalet lämnas skriftligen till Kundens registrerade administratör respektive till doCuro på help@docuro.se. Meddelanden som visas i Tjänsten för Kundens administratör anses ha kommit Kunden till handa.
Svensk lag ska tillämpas på Avtalet. Tvist där det omtvistade beloppet inte överstiger 250 000 kronor ska avgöras av allmän domstol med Malmö tingsrätt som första instans. Övriga tvister ska slutligt avgöras genom skiljedom enligt Regler för Förenklat Skiljeförfarande för Stockholms Handelskammares Skiljedomsinstitut (SCC), om inte SCC med hänsyn till målets svårighetsgrad, tvisteföremålets värde och övriga omständigheter bestämmer att Skiljedomsregler ska tillämpas; skiljeförfarandets säte ska vara Malmö och språket svenska. Ostridiga avgifter ska betalas även under pågående tvist.
Avtalet utgör Parternas fullständiga reglering av Tjänsten och ersätter tidigare överenskommelser. Skulle någon bestämmelse vara ogiltig ska den justeras så långt som krävs och Avtalet i övrigt gälla. Punkterna 8, 13, 14, 15, 16, 18 och 23 gäller även efter Avtalets upphörande.
Bilaga 1 till Allmänna villkor för tjänsten doCuro
Detta personuppgiftsbiträdesavtal (”Biträdesavtalet”) ingås mellan Kunden, i egenskap av personuppgiftsansvarig (”den Ansvarige”), och doCuro Systems AB, org.nr 556289-1712, i egenskap av personuppgiftsbiträde (”Biträdet”). Biträdesavtalet utgör en del av avtalet om tjänsten doCuro (”Huvudavtalet”) och har företräde framför Huvudavtalet i frågor om behandling av personuppgifter.
Begrepp som personuppgifter, behandling, registrerad, personuppgiftsincident och tredjeland har den betydelse som anges i dataskyddsförordningen (EU) 2016/679 (”GDPR”).
Biträdet behandlar personuppgifter för den Ansvariges räkning i den utsträckning som krävs för att tillhandahålla tjänsten doCuro: lagring, indexering och sökning av dokument, generering av dokument ur mallar, insamling av uppgifter via webbformulär, förmedling av e-signering, textigenkänning (OCR) samt, om den Ansvarige aktiverat dem, AI-funktioner. Behandlingen pågår under Huvudavtalets löptid och under den raderingsperiod som anges i punkt 12. Behandlingens art, ändamål, kategorier av registrerade och personuppgifter anges i Bilaga A.
Biträdet får endast behandla personuppgifter enligt den Ansvariges dokumenterade instruktioner, inklusive vad gäller överföring till tredjeland, om inte annat följer av unionsrätt eller svensk rätt; i så fall ska Biträdet informera den Ansvarige innan behandlingen om inte lagen förbjuder det. Huvudavtalet, detta Biträdesavtal och de inställningar den Ansvarige gör i tjänsten (till exempel val av arkiv, mottagare, signeringsmetod, integrationer och aktivering av AI-funktioner) utgör den Ansvariges fullständiga instruktioner. Ytterligare instruktioner lämnas skriftligen till help@docuro.se.
Biträdet ska omedelbart informera den Ansvarige om Biträdet anser att en instruktion strider mot GDPR eller annan dataskyddslagstiftning.
Den Ansvarige ansvarar för att behandlingen har rättslig grund, att de registrerade fått den information som krävs, att personuppgifterna är korrekta och relevanta, och att instruktionerna är lagliga. Den Ansvarige avgör vilka kategorier av personuppgifter som laddas upp i tjänsten, inklusive om känsliga personuppgifter enligt artikel 9 GDPR förekommer, och ansvarar för att i så fall vidta erforderliga åtgärder, till exempel konsekvensbedömning innan AI-funktioner aktiveras för sådana arkiv.
Biträdet ska säkerställa att personer som har behörighet att behandla personuppgifterna har åtagit sig att iaktta konfidentialitet eller omfattas av lagstadgad tystnadsplikt, och att de endast behandlar personuppgifter enligt instruktionerna. Åtkomst till den Ansvariges data begränsas till personal som behöver den för att tillhandahålla, felsöka eller supportera tjänsten. Behörig personals inloggning som den Ansvariges användare loggas hos Biträdet och kräver tvåfaktorsautentisering.
Biträdet ska vidta de tekniska och organisatoriska åtgärder som krävs enligt artikel 32 GDPR för att säkerställa en säkerhetsnivå som är lämplig i förhållande till risken. De åtgärder som tillämpas vid Biträdesavtalets ingående anges i Bilaga B. Biträdet får ändra åtgärderna, förutsatt att säkerhetsnivån inte försämras.
Den Ansvarige lämnar ett allmänt förhandstillstånd för Biträdet att anlita underbiträden. Vid Biträdesavtalets ingående anlitade underbiträden anges i Bilaga C, som även publiceras på Biträdets webbplats. Biträdet ska informera den Ansvarige om planerade tillägg eller ersättningar av underbiträden minst trettio (30) dagar i förväg via den Ansvariges administratör. Den Ansvarige får inom denna tid göra sakliga invändningar; kan Parterna inte enas får den Ansvarige säga upp den del av tjänsten som det nya underbiträdet berör, eller Huvudavtalet, utan kostnad utöver upplupna avgifter.
Biträdet ska genom skriftligt avtal ålägga varje underbiträde samma skyldigheter i fråga om dataskydd som gäller enligt detta Biträdesavtal, och ansvarar fullt ut gentemot den Ansvarige för underbiträdets fullgörande.
Personuppgifter lagras och behandlas inom EU/EES. Överföring till tredjeland sker endast till de underbiträden som anges i Bilaga C och endast med stöd av ett giltigt överföringsverktyg enligt kapitel V GDPR, såsom kommissionens beslut om adekvat skyddsnivå (inklusive EU–US Data Privacy Framework) eller standardavtalsklausuler med kompletterande skyddsåtgärder. Biträdet tillhandahåller på begäran den överföringsanalys som gjorts för respektive underbiträde.
Registrerades rättigheter. Biträdet ska med beaktande av behandlingens art bistå den Ansvarige med lämpliga tekniska och organisatoriska åtgärder så att den Ansvarige kan fullgöra sina skyldigheter att svara på registrerades begäran enligt artikel 12–22 GDPR. Den Ansvarige kan själv söka, exportera, rätta och radera uppgifter i tjänsten. Begäran om ytterligare bistånd besvaras inom tio (10) arbetsdagar. Får Biträdet en begäran direkt från en registrerad ska Biträdet utan dröjsmål hänvisa den till den Ansvarige.
Personuppgiftsincidenter. Biträdet ska underrätta den Ansvarige utan onödigt dröjsmål, och senast inom fyrtioåtta (48) timmar, efter att Biträdet fått kännedom om en personuppgiftsincident som rör den Ansvariges personuppgifter. Underrättelsen ska innehålla den information som anges i artikel 33.3 GDPR i den mån den är känd, och kompletteras efterhand. Biträdet ska bistå den Ansvarige med den information som behövs för anmälan till tillsynsmyndighet och information till registrerade.
Konsekvensbedömning och förhandssamråd. Biträdet ska på begäran bistå den Ansvarige med den information om behandlingen som behövs för konsekvensbedömning avseende dataskydd och förhandssamråd enligt artikel 35–36 GDPR.
Biträdet ska ge den Ansvarige tillgång till den information som krävs för att visa att skyldigheterna i artikel 28 GDPR fullgörs, och möjliggöra och bidra till granskningar. Den Ansvarige har rätt att en (1) gång per år, efter minst trettio (30) dagars skriftlig begäran, låta genomföra en granskning av Biträdets behandling, genom skriftliga frågor, genomgång av dokumentation eller, om det är sakligt motiverat, besök på plats. Granskningen ska genomföras under kontorstid på ett sätt som inte i onödan stör Biträdets verksamhet och med iakttagande av sekretess för andra kunders uppgifter. Biträdet bär sina egna kostnader för en årlig granskning; visar granskningen inga väsentliga brister ersätter den Ansvarige Biträdets skäliga kostnader för ytterligare granskningar. Tillsynsmyndighetens granskningsrätt påverkas inte.
Under avtalstiden bestämmer den Ansvarige själv hur länge dokument och andra personuppgifter bevaras i tjänsten. Dokument som den Ansvarige raderar hålls under trettio (30) dagar i ett återställningsbart läge och raderas därefter permanent, inklusive filer, sidbilder, signeringsuppdrag och tillhörande signeringskuvert hos e-signeringsleverantören. Radering av ett arkiv eller ett helt kundsystem sker omedelbart och omfattar samma uppgifter. Sökindex uppdateras i samband med raderingen. Säkerhetskopior av databasen roteras ut inom nittio (90) dagar och återställs endast vid driftavbrott.
När Huvudavtalet upphör ska Biträdet under trettio (30) dagar ge den Ansvarige möjlighet att exportera samtliga personuppgifter i strukturerat, allmänt använt och maskinläsbart format. Därefter ska Biträdet inom trettio (30) dagar radera samtliga personuppgifter och kopior, om inte unionsrätt eller svensk rätt kräver fortsatt lagring. Uppgifter i säkerhetskopior roteras ut inom nittio (90) dagar efter raderingen. Biträdet ska på begäran skriftligen bekräfta att raderingen skett. Bekräftelse av den Ansvariges godkännande av avtalsvillkor bevaras av Biträdet som dokumentation av avtalsförhållandet.
Parternas ansvar för skada till följd av behandling som strider mot GDPR följer av artikel 82 GDPR. Parternas ansvar gentemot varandra regleras i övrigt av Huvudavtalets ansvarsbegränsning; begränsningen gäller dock inte i den mån den strider mot tvingande lag. Den Part som betalat ersättning till en registrerad har rätt att av den andra Parten återkräva den del av ersättningen som motsvarar den andra Partens del av ansvaret för skadan.
Biträdesavtalet gäller så länge Biträdet behandlar personuppgifter för den Ansvariges räkning. Biträdet får ändra Bilaga B och Bilaga C enligt punkterna 6 och 7 och i övrigt ändra Biträdesavtalet på det sätt som gäller för Huvudavtalets villkor, dock aldrig så att skyddet för personuppgifter försämras. Tillämplig lag och tvistelösning följer Huvudavtalet.
| Moment | Beskrivning |
|---|---|
| Föremål | Tillhandahållande av tjänsten doCuro: dokumentarkiv med sökning, dokumentmallar och generering av dokument, webbformulär till externa mottagare, e-signering via underbiträde, textigenkänning (OCR), valbara AI-funktioner samt intag via e-post, SFTP, SharePoint och Dynamics 365. |
| Ändamål | Att den Ansvarige ska kunna lagra, framställa, samla in, signera, söka i och administrera sina dokument och uppgifter. |
| Art av behandling | Insamling, lagring, strukturering, indexering, textutvinning (OCR), bearbetning i AI-modeller när den Ansvarige aktiverat funktionen, överföring till e-signeringsleverantör, utlämning till den Ansvariges användare och till externa mottagare den Ansvarige anger, radering. |
| Varaktighet | Huvudavtalets löptid samt raderingsperioden enligt punkt 12. |
| Kategorier av registrerade | (1) Den Ansvariges användare och administratörer. (2) Externa mottagare: undertecknare, formulärmottagare och mottagare av delade dokument. (3) Personer som förekommer i dokumentinnehåll, till exempel anställda i anställningsavtal och lönebesked, motparter på fakturor och avtal, den Ansvariges kunder. Kategori 3 bestäms av vad den Ansvarige laddar upp. |
| Kategorier av personuppgifter | Användare: namn, e-post, telefon, språk, roll, lösenordshash, hemlighet för tvåfaktorsautentisering, tidpunkt för senaste inloggning. Externa mottagare: namn, e-post, telefon, språk, signeringsmetod och status, IP-adress och tidpunkt för händelser i webbformulär, fritextsvar, bilagor och chattmeddelanden. Dokumentinnehåll: alla uppgifter som förekommer i uppladdade och genererade dokument, inklusive OCR-utvunnen text, samt den Ansvariges egna metadatafält. Aktivitetslogg per dokument (öppnat, nedladdat, delat, raderat). |
| Känsliga personuppgifter | Tjänsten är inte utformad för känsliga personuppgifter men den Ansvarige kan lagra dokument som innehåller sådana, till exempel uppgifter om sjukfrånvaro eller facklig tillhörighet i HR-dokument. Den Ansvarige ansvarar för rättslig grund och lämpliga skyddsåtgärder (se punkt 4). |
| Personnummer och e-legitimation | Biträdet lagrar av konstruktion inte personnummer eller bevis från e-legitimation. Dessa framställs och lagras av e-signeringsleverantören (Bilaga C). Personnummer kan förekomma i dokumentinnehåll eller metadatafält om den Ansvarige lägger in dem. |
| Plats för behandling | Databas och applikationsservrar: DigitalOcean, Frankfurt, Tyskland. Dokument och filer: Amazon Web Services, Stockholm, Sverige. PDF-generering, OCR och köer: Amazon Web Services, Frankfurt, Tyskland. Sökindex och AI-vektorer: Elastic Cloud på Amazon Web Services, Stockholm, Sverige. Säkerhetskopior: Amazon Web Services, Stockholm, Sverige. Undantag: AI-assistenten i mallredigeraren behandlas av Anthropic PBC i USA (se Bilaga C). |
| Område | Åtgärd |
|---|---|
| Åtkomststyrning | Personliga användarkonton. Rollbaserad behörighet med gruppnivå per arkiv (läs/skriv). Logisk separation av kunders data genom kundidentitet på varje resurs, kontrollerad vid varje åtkomst. Lösenord lagras hashade (bcrypt). Tvåfaktorsautentisering (TOTP) tillgänglig för alla användare och kan krävas för alla användare i kundens system av kundens administratör. Begränsning av inloggningsförsök och API-anrop. |
| Kryptering | All trafik mellan användare, tjänsten och underbiträden krypteras med TLS. Filer och säkerhetskopior på Amazon S3 lagras krypterade i vila med AES-256 (SSE-S3). Integrationsnycklar och FTP-uppgifter lagras krypterade i databasen. Nedladdningslänkar till filer är tidsbegränsade och signerade. |
| Externa länkar | Webbformulär nås via signerad länk med begränsad giltighet (7 dagar) och därefter via sessionsbunden behörighet. Delade dokument nås via slumpmässig, hashad och återkallningsbar länk med utgångstid. E-signering sker hos e-signeringsleverantören med den identifieringsmetod den Ansvarige valt. |
| Loggning och spårbarhet | Aktivitetslogg per dokument som den Ansvarige själv kan granska. Revisionslogg över ändringar av kundinställningar. Intern logg över när Biträdets personal loggar in som en användare hos den Ansvarige (kräver tvåfaktorsautentisering hos personalen). Systemloggar roteras dagligen och bevaras 30 dagar; namn och e-postadresser skrivs inte till systemloggar. |
| Radering | Raderade dokument raderas permanent efter 30 dagar inklusive filer, sidbilder, signeringsuppdrag och signeringskuvert hos e-signeringsleverantören. Radering av arkiv och kundsystem sker omedelbart och omfattar filer, sökindex, formulärsvar, signeringar och integrationsuppgifter. Automatiserad daglig körning. |
| Säkerhetskopiering och kontinuitet | Daglig krypterad säkerhetskopia av databasen till separat lagring; rotation inom 90 dagar. Filer lagras med hög redundans inom regionen (Amazon S3). Separata servrar för applikation, databas, cache och bakgrundsbearbetning. |
| Sårbarhets- och ändringshantering | Programvara och beroenden uppdateras löpande. Ändringar granskas och testas automatiskt innan driftsättning. Driftsättning sker utanför kontorstid när den kan påverka tjänsten. |
| Incidenthantering | Dokumenterad rutin för upptäckt, bedömning, begränsning, underrättelse och uppföljning av personuppgiftsincidenter enligt punkt 9, inklusive incidentregister. Rutinen tillhandahålls den Ansvarige på begäran. |
| Personal | Sekretessåtagande för all personal och alla konsulter med åtkomst till produktionsmiljön. Åtkomst till produktionsmiljöer begränsad till namngivna personer med tvåfaktorsautentisering och avslutas när uppdraget upphör. |
| Underbiträden | Skriftliga biträdesavtal med samtliga underbiträden i Bilaga C; endast EU/EES-regioner används hos molnleverantörerna utom där Bilaga C anger annat. |
| Underbiträde | Ändamål | Uppgifter som behandlas | Plats | Överföringsgrund |
|---|---|---|---|---|
| Amazon Web Services EMEA SARL | Fillagring (S3), PDF-generering (Lambda), textigenkänning (Textract), köer (SQS), säkerhetskopior | Dokument och genererade filer, dokumentinnehåll för rendering och OCR | EU: Stockholm och Frankfurt | Inom EU/EES |
| DigitalOcean LLC | Applikations- och databasservrar | Samtliga uppgifter i databasen, sessioner, köade jobb | EU: Frankfurt | Inom EU/EES |
| Elasticsearch B.V. (Elastic Cloud) | Sökindex och vektorindex för AI-funktioner | Filnamn, metadatafält, anteckningar, OCR-text | EU: Stockholm | Inom EU/EES |
| Verified Global AB (org.nr 556883-1233, Solna) | E-signering, identifiering med BankID, Nets eID, SMS och e-post | Dokument som ska signeras, mottagares namn, e-post, telefon, språk, signeringsmetod; personnummer och signaturbevis | EU: Sverige | Inom EU/EES |
| Berget AI AB | Arkivets AI-chatt: inbäddningar, omrankning, svar (endast arkiv där den Ansvarige aktiverat AI) | Textstycken ur dokument, användarens frågor | EU: Sverige | Inom EU/EES; ingen lagring av innehåll |
| Anthropic PBC | AI-assistent i mallredigeraren (endast kunder som aktiverat modulen) | Mallens innehåll, chattmeddelanden, sidbilder av uppladdade dokument | USA | EU–US Data Privacy Framework samt standardavtalsklausuler; ingen träning på kunddata |
| Microsoft Ireland Operations Ltd | Inloggning med Microsoft-konto, intag av dokument via e-post, hämtning från SharePoint, Dynamics 365 (på den Ansvariges instruktion) | Användaridentitet, e-postbilagor, dokument från den Ansvariges egen Microsoft-miljö | EU | Inom EU/EES |
| Google Ireland Ltd | Inloggning med Google-konto | Användaridentitet | EU/USA | EU–US Data Privacy Framework |
| Help Scout PBC | Supportärenden och supportchatt i tjänsten | Användarens namn och e-post, ärendeinnehåll | USA | EU–US Data Privacy Framework |
| Postmark (ActiveCampaign LLC) | Utskick av e-post från tjänsten (inbjudningar, påminnelser, aviseringar) | Mottagares namn och e-post, meddelandeinnehåll, länkar | USA | Standardavtalsklausuler |
Överföringar på den Ansvariges egen instruktion, till exempel till den Ansvariges webhook-adresser, SharePoint eller Dynamics 365, är inte underbiträdesbehandling. Aktuell förteckning är denna Bilaga C, som alltid finns i sin senaste version på docuro.se/legal/personuppgiftsbitradesavtal.
Vid självregistrering ingås Biträdesavtalet genom godkännande i registreringsflödet och signeras inte separat.
An email has been sent to with instructions on how to create your password.
Check your inbox (and spam folder if you can’t find it) and follow the instructions to get started.
We use necessary cookies for login, security and your settings, plus cookies from our support chat (Help Scout). No marketing cookies. Read our cookie policy
